VOIP

راه اندازي تلفن گويا ، منشي تلفني خستگي نا‌پذير

راه اندازي تلفن گويا يا منشي ديجيتال هوشمند سال‌هاي زيادي است که به عنوان يک سرويس ارتباطي قدرتمند و منعطف در شرکت‌هاي ارائه کننده خدمات يا شرکت‌هاي فروش تجهيزات بسيار مورد استقبال قرار گرفته است. شايد پيش خود بگوييد سيستم منشي‌‌ ديجيتال از همان سال‌هاي ابتدايي ورود سانترال يا حتي تلفن‌هاي خانگي وجود داشته است و سرويسي نيست که آن را قدرتمند، هوشمند يا منعطف بخوانيم. در سال‌هاي اخير با توجه به پيشرفت و مهاجرت سيستم‌هاي تلفني منسوخ مثل سانترال پاناسونيک به سمت سيستم‌هاي تلفني نوين و هوشمند که به آن‌ها مرکز‌تلفن ويپ گويند، نوع سرويس‌دهي تلفن‌گويا يا همان منشي ديجيتال تغيير و به صورت کامل هوشمندانه شده است. در ادامه شما را بيشتر با منشي ديجيتال آشنا خواهيم کرد و به شما مي‌گوييم که اين سرويس چطور مي‌تواند کسب‌و‌کار‌تان را متحول کند.

تلفن‌گويا چيست؟

حتما براي شما هم پيش آمده است که با يک شرکت تماس بگيريد و به محض برقراري ارتباط به صورت اتوماتيک شخصي شرکت را معرفي ‌کند، به شما خوش‌آمد بگويد و در ادامه واحدهاي مختلف شركت را با ذکر يک عدد نام ببرد تا شما سريع‌تر بتوانيد با واحد يا شخص مورد نظرتان ارتباط برقرار كنيد. به اين سيستم، تلفن گويا يا منشي ديجيتال مي‌گويند. يك منشي خستگي ناپذير و 24 ساعته! اين سناريو از ساده‌ترين خدمات تلفن‌گويا است.

خدمات تلفن‌گويا يکي از مهم‌ترين بخش‌هاي مرکزتلفن VOIP است. در واقع يک ماژول نرم‌افزاري بر روي يک مرکزتلفن VOIP است که مي‌تواند در ساده‌ترين حالت افراد تماس‌گيرنده را به واحدهاي مختلف سازمان راهنمايي كند يا به صورت حرفه‌اي و برنامه‌ريزي شده، به طور مثال از مشتريان شرکت شما براي دريافت پشتيباني کد مشتري بگيرد، آموزش VOIP به صورت هوشمندانه يک مسابقه تلفني يا يک تلفن قصه‌گو راه‌اندازي کنيد، ارتباط مشتري را به يک درگاه پرداخت برقرار کند يا يک سيستم نوبت‌دهي بيمارستان باشد و بسياري قابليت‌هاي هوشمندانه ديگر که در ادامه با جزئيات بيشتري توضيح خواهيم داد.

راه اندازي تلفن گويا بر روي بستر مرکز تلفن VOIP

براي راه اندازي تلفن گويا در شرکت خود، ابتدا بايد بستر مناسب آن را فراهم کنيد. اولين قدم، داشتن يک شبکه کابلي يا بيسيم داخلي پايدار است که معمولا اکثر شرکت‌ها اين بستر ارتباطي را به دليل وجود کامپيوتر و اينترنت داخلي دارند. پس نگران اضافه کردن کابل يا تجهيزات اضافي نباشيد.

قدم بعدي که مهم‌ترين قدم براي داشتن يک منشي‌ ديجيتال هوشمند است، داشتن يک مرکز تلفن تحت شبکه است. مرکز تلفن ويپ در واقع وظيفه مديريت تماس‌هاي شما را که تلفن گويا بخشي از آن است، دارد. با توجه به ماهيت نرم‌افزاري مرکز ‌تلفن براي استقرار نيازمند يک سرور براي سرويس‌دهي خواهد بود. سيستم منشي ديجيتال هوشمند يک ماژول نرم‌افزاري از مرکز تلفن قدرتمند VOIP است که پس از پياده‌سازي کامل مرکز تلفن VOIP با توجه به نياز هر کسب‌و‌کار پياده‌سازي خواهد شد. پيش از راه‌اندازي تلفن‌گويا بايد اطلاعاتي را به شرح زير در اختيار کارشناس استقرار سيستم تلفن تحت شبکه قرار دهيد:

تمام نيازتان و هر چيزي که در ذهنتان مي‌گذرد را صراحتا به مجري پروژه‌تان بگوييد. اين مهم‌ترين بخش براي طراحي سناريو بر اساس شرح نيازتان است. مثلا اگر ‌هميشه پشت ميزتان نيستيد و بخشي از روز را خارج از شرکت به سر مي‌بريد و نمي‌خواهيد تماسي را از دست بدهيد حتما اعلام کنيد. اگر نياز به صندوق صوتي براي دريافت انتقادات و پيشنهادات داريد، يا مي‌خواهيد مثلا با وارد کردن يک عدد آدرس شرکت، شماره حساب يا هر اطلاعات ديگر براي تماس‌گيرنده پخش شود به صورت کامل توضيح دهيد.

بر اساس سليقه و بودجه‌اي که در نظر گرفته‌ايد براي ضبط صدا به صورت استوديويي يا توسط خودتان تصميم بگيريد.

متن خوش‌آمد‌گويي و پيامي که مي‌خواهيد پخش شود را آماده کنيد. مثلا: “سلام، شما با شرکت ويپينگ تماس گرفته ايد، براي ارتباط با واحد فروش عدد يک، براي …”

پس از تهيه متن، پيش از راه‌اتدازي تلفن گويا، اعداد تخصيص يافته به داخلي‌ها يا گروه‌هاي کاري را مشخص کنيد. مثلا اگر داخلي اول جهت ارتباط با گروه فروش است، داخلي‌هاي کارشناسان فروش را براي کارشناس استقرار مشخص کنيد.

راه‌اندازي تلفن گويا جزئيات فني بيشتري دارد که بايد کارشناس پياده‌سازي براي شما شرح دهد. مثلا مي‌توانيد تعيين کنيد کسي بتواند به صورت مستقيم يک داخلي را بگيرد يا خير، فردي که تماس مي‌گيرد چند بار امکان وارد کردن عدد اشتباه را داشته باشد، وقتي به انتهاي پيام خوش‌آمدگويي رسيد، پيام تکرار شود، به يک داخلي مثلا اپراتور وصل شود يا مجدد پيام خوش‌آمدگويي از ابتدا پخش شود. پياده‌سازي سرويس‌هاي هوشمند مثل منشي ديجيتال نيازمند بررسي و توجه به شرح‌نياز دقيق مدير يک كسب‌و‌كار و يك تيم حرفه اي خدمات VOIP دارد. به صورت کلي موارد يک تا چهار مهم‌ترين گزينه‌هايي هستند که پيش از پياده‌سازي بايد با آن توجه کنيد.

راه اندازي تلفن گويا چطور به کسب‌و‌کار شما کمک ‌مي‌کند؟

اگر بخواهيم به صورت خلاصه مزيت راه اندازي تلفن گويا را براي کسب‌و‌کارتان بگوييم، در واقع اين سرويس همانطور که از نام ديگرش، منشي تلفني پيداست وظيفه مديريت تماس‌هاي ورودي شما را به صورت هوشمندانه، دقيق و در 24 ساعت شبانه روز دارد. راه اندازي تلفن گويا در شرکت شما براي شخصي که اولين بار با شما تماس مي‌گيرد، ويترين شرکت‌تان است. شما حتي اگر يک کسب‌و‌کار کوچک داشته باشيد، با استفاده از منشي ديجيتال هوشمند شرکت‌تان را سازمان يافته و منظم نشان مي‌دهيد. معرفي شرکت، خوش‌آمدگويي و نام بردن دپارتمان‌هاي مختلف مخصوصا با يک صداي گوينده مي‌تواند در اولين قدم ارتباط با مشتري بسيار براي‌تان سودمند و باعث جلب توجه و اعتماد شود.

از ديگر مزيت‌هاي راه اندازي تلفن گويا که مي‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند، ارتباط فرد تماس‌گيرنده بدون معطلي با واحد يا شخصي است که قصد ارتباط با او را دارد. فرض کنيد اين سرويس وجود نداشت و منشي يک شرکت به صورت سنتي به اين تماس‌ها پاسخ مي‌داد و به واحد‌هاي مختلف وصل مي‌کرد. در اين شرايط شما به عنوان مدير يک کسب‌و‌کار بايد يک نيرو تمام وقت، صرفا براي پاسخگويي به اين تماس‌ها استخدام مي‌کرديد. علاوه بر اين موضوع، مشتريان شما مي‌توانند روي تلفن‌گويا و در صندوق صوتي براي شما پيام بگذارند، فکس خود را ارسال کنند، پيام‌ها و سوالات متداول مثل آدرس، شماره حساب و ساعت‌کاري را گوش کنند و بسياري قابليت ديگر که فعلا به همين توضيحات مختصر بسنده مي‌کنيم و در ادامه شما را با سودمندي‌هاي هوشمندانه منشي ديجيتال بيشتر آشنا مي‌کنيم.

سودمندي‌هاي پنهان راه اندازي تلفن گويا

هر وقت صحبت از تلفن گويا يا منشي‌ديجيتال مي‌شود معمولا تنها چيزي که به ذهنمان مي‌رسد همان پيام خوش‌آمدگويي است كه همه‌جا شنيده‌ايم. اما اين سرويس مهم از خدمات ويپ توانايي ارائه خدمات بسيار گسترده‌تري را نيز دارد که شايد تا به حال به ذهن شما خطور نکرده باشد. با توجه به اينکه راه‌اندازي تلفن‌گويا هوشمند يکي از خدمات راه‌اندازي تلفن گويا مرکز تلفن VOIP که در واقع يک سيستم تلفني کد‌باز است محسوب مي‌شود، امکان برنامه‌نويسي و پياده سازي انواع نيازمندي‌هاي شرکت‌ها را در هر نوع کسب‌و‌کار دارد. اصطلاح کدباز به پلتفرم‌هايي گفته مي‌شود که تمامي متخصصان امکان دسترسي به هسته نرم‌افزار و تغييرات را دارند. مرکز تلفن ويپ شرکت ويپينگ اين قابليت را به شما مي‌دهد تا بتوانيد بر اساس نياز، هرگونه شخصي‌سازي را انجام دهيد. در ادامه تعدادي از انواع ماژول‌هاي متداول از خدمات تلفن‌گويا که فراتر از يک سيستم خوش‌آمدگويي هستند معرفي خواهيم کرد.

1- سيستم نوبت دهي

شايد براي‌تان پيش آمده باشد که براي دريافت نوبت با يک کلينيک يا بيمارستان تماس گرفته باشيد و پس از معرفي و پيام خوش‌آمدگويي از شما خواسته است تا زمان حضور خود و پزشک مرتبط را انتخاب کنيد و به اين صورت نوبتي براي شما در يک تاريخ و ساعت خاص ثبت مي‌شود. اين سيستم نوبت‌دهي در واقع بر روي تلفن گويا پياده سازي شده است و يکي از خدمات ويپ محسوب مي‌شود.

2- سيستم تيکتينگ تلفني

از ديگر مزاياي راه اندازي تلفن گويا مي‌توان به ماژول تيکيتينگ تلفني که يکي ديگر از سرويس‌هايي است که بر روي ماژول منشي ديجيتال و مرکز تلفن ويپ پياده‌سازي مي‌شود، اشاره کرد. مشتريان شما با شماره پشتيباني تماس مي‌گيرند و مشکل سيستم خود را به صورت يک صدا براي کارشناس مربوط ثبت مي‌کنند. کارشناس پشتيباني مربوطه پس از دريافت تيکت صوتي مي‌تواند اقدامات لازم را براي خدمات پشتيباني ارائه نمايد.

3- سيستم ثبت اطلاعات کارجويان به صورت تلفني

شرکت‌هاي کاريابي همواره در جست‌وجو و جمع آوري اطلاعات كارجويان و كارفرماها هستند. معمولا شركت‌هايي در اين حوزه موفق هستند كه بتوانند ديتابيس بزرگي از اين مشخصات داشته باشند. علاوه بر ثبت اطلاعات كارجويان و كارفرماها به صورت كاغذي و اينترنتي، امكان ثبت اطلاعات به صورت صوتي بر روي يك تلفن گويا هوشمند نيز خواهد بود. مزيت استفاده از اين سيستم براي كارفرماها، شنيدن لحن معرفي كارجو خواهد بود.

4- سيستم رزرواسيون تلفني

بسياري از كسب‌و‌كارها مثل هتل‌ها، مراكز فروش بليط و… كه براي ارائه خدمت نياز به رزرواسيون از پيش دارند، مي‌توانند از اين سيستم استفاده كنند. مثلا فردي با يك هتل تماس مي‌گيرد، سيستم پس از خوش‌آمدگويي از کاربر مي‌خواهد تا تاريخ اقامت خود را وارد کند. در صورت خالي بودن اتاق، اطلاعات ثبت و در صورت نياز به يک درگاه پرداخت بانکي جهت پرداخت متصل خواهد شد. اگر در تاريخ مورد نظر اتاقي خالي نباشد نيز سيستم به صورت اتوماتيک به فرد تماس‌گيرنده اعلام خواهد کرد.

5- سيستم هوشمند پشتيباني

بسياري از شرکت‌هايي که بخشي به عنوان خدمات پشتيباتي دارند، با اين مشکل مواجه شدند که افرادي که در ليست مشتريان‌شان نيستند براي دريافت پشتيباني يا حل مشکلاتشان با مرکز‌ پشتيباني تماس برقرار مي‌کنند. اين موضوع باعث مي‌شود که شرکت نتواند به مشتريان خودش سرويس مناسب بدهد. زيرا زمان زيادي را با افرادي که مشتري اين کسب‌و‌کار نيستند مي‌گذراند. يکي ديگر از انواع خدمات تلفن گويا، استفاده از شماره مشتري است. زماني که فردي با بخش پشتيباني شرکت شما تماس مي‌گيرد تنها با وارد كردن شماره مشتري خود مي‌تواند با كارشناسان پشتيباني صحبت کند، در غير اينصورت به طور مثال به بخش فروش متصل خواهد شد.

6- تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفني

يکي ديگر از سرويس‌هاي هوشمندي که روي تلفن گويا پياده سازي مي‌شود، تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفني است. در واقع شخصي که با شماره‌هاي اعلام شده تماس مي‌گيرد، مي‌تواند بر اساس سليقه خود در منوي صوتي تلفن قصه‌گو داستان خود را انتخاب و گوش کند. مسابقات تلفني نيز با همين شرايط برگزار مي‌شوند. شايد برايتان سوال پيش بيايد که داشتن اين مدل تلفن گويا که ممکن است ساعت‌ها خطوط شرکت را اشغال کند چه سودي دارد؟ در بين انواع خطوط مخابراتي، خطي به نام IN وجود دارد که بر حسب دقيقه، هزينه‌اي مازاد براي ارائه خدمت، به حساب تماس‌گيرنده يا قبض تلفن اضافه مي‌کند. بنابراين درآمد چنين کسب‌و‌کارهايي بر اساس ميزان مکالمات افراد تماس‌گيرنده خواهد بود.

تبريک! به زودي کسب‌وکار موفق‌تري خواهيد داشت.

اگر تا اينجاي اين مطلب را مطالعه کرده‌ايد پس حتما عزمتان براي يک تغيير و تحول اساسي در کسب و کارتان جزم شده است! تا اينجاي مقاله با مزيت‌هاي راه‌اندازي تلفن‌گويا آشنا شده‌ايد، حالا مي‌دانيد که منشي ديجيتال فقط يک پاسخگوي خودکار يا يک پخش‌کننده پيام خوش‌آمدگويي نيست و مي‌تواند بسيار هوشمندانه‌تر به کسب‌و‌کار آموزش ويپ شما کمک کند. براي داشتن اين منشي ديجيتال خستگي‌ناپذير و 24 ساعته نيازمند تجربه کافي و يک تيم متخصص جهت پياده‌سازي و پيکربندي خواهيد بود. همانطور که گفته شد تلفن گويا ويترين و اولين راه ارتباط شما با مشتريان احتمالي‌تان است، بنابراين پايداري و کيفيت اين سيستم براي هر کسب‌و‌کاري بسيار مهم خواهد بود. شرکت ويرا پردازش رامان با نام تجاري ويپينگ با سال‌ها تجربه موفق در زمينه پياده‌سازي مرکزتلفن VOIP و راه اندازي تلفن گويا ، آموزش و مشاوره به شرکت‌ها و ارگان‌هاي دولتي مختلف آماده پاسخگويي و مشاوره رايگان به شما عزيزان در زمينه خدمات تلفن گويا خواهد بود.

منظور از پشتيباني ويپ چيست؟

خدمات و پشتيباني ويپ در واقع وظايفي‌ است که پس از پياده سازي و استقرار مرکز تلفن VOIP از سوي شرکت مجري اجرا مي‌شود. معمولا در زمان تنظيم قرارداد اجراي پروژه، شرکت‌هاي اين حوزه زماني را به عنوان پشتيباني رايگان سيستم تلفن تحت شبکه جهت رسيدن به پايداري ارائه مي‌دهند و در صورت نياز و تاييد کارفرما قراردادي مبني بر ارائه خدمات و پشتيباني VoIP به صورت فصلي، شش ماهه يا ساليانه آموزش VOIP تنظيم مي‌شود. در مدت قرارداد پشتيباني، شرکت مجري موظف است طبق مفاد قرارداد، مرکز تلفن ويپ مستقر را از لحاظ نرم‌افزاري، سخت‌افزاري، تهيه نسخه پشتيباني و … بررسي نمايد و مشکلات احتمالي را به حداقل برساند يا در زمان بروز خطا در سيستم در اسرع وقت مشکل را برطرف نمايد.

چرا بايد از مرکز تلفن ويپ پشتيباني شود؟

سيستم تلفن VOIP مانند ساير سرويس‌هاي تحت شبکه علاوه بر اينکه براي پياده‌سازي و استقرار نيازمند يک متخصص باتجربه است، براي راهبرد و پشتيباني نيز به يک متخصص نياز دارد. سرويس و تجهيزات زيادي در شبکه داخلي شرکت دست در دست هم مي‌دهند تا شما بتوانيد از خدمات مرکزتلفن ويپ استفاده کنيد. سرور، سوييچ‌ها، کامپيوترها، زيرساخت شبکه، اينترنت و به صورت کلي تمامي زيرساخت نرم‌افزاري و سخت‌افزاري شرکت در ارتباط با هم يک سرويس را به کاربران ارائه مي‌دهند. بنابراين در وهله اول صحت عملکرد هرکدام از اين اجزا بسيار حائز اهميت است و هر کدام از اين بخش‌ها به نسبت مقياس شرکت ممکن است نيازمند کارشناس پشتيباني باشد.

سيستم تلفن VOIP يک سيستم پيشرفته تلفني است که از پايداري خوبي نيز برخوردار است. اما از اين موضوع نمي‌توان گذشت که چنين سرويس هوشمندي هيچگاه به مشکل نخورد يا نيازمند هيچگونه تغيير يا بررسي منظم نباشد. فرض کنيد پس از مدتي تصميم مي‌گيريد تغييراتي در سرور خود ايجاد کنيد. مثلا منوي تلفن‌گويا را تغيير دهيد، داخلي اضافه کنيد، از سيستم خود نسخه پشتيبان تهيه کنيد يا صف انتظار جديدي بسازيد. همچنين ممکن است به هر دليلي سرور مرکز تلفن ويپ شما دچار اختلال شود، بنابراين در اين شرايط شما نياز به يک کارشناس پشتيبان مستقر در شرکت خود يا به صورت On Call در همان شرکت ارائه دهنده خدمات ويپ خواهيد داشت.

پنج مورد از مهمترين شرايط و ضوابط خدمات پشتيباني VOIP

مدت زمان قرارداد پشتيباني

مدت قرارداد پشتيباني ويپ معمولا به صورت سه ماهه، شش ماهه و ساليانه تعيين مي‌شود. در اين مدت شرکت خدمات ويپ که وظيفه پشتيباني VOIP را برعهده دارد، طبق مفاد قرارداد موظف است تمامي موارد را تا پايان تاريخ قرارداد اجرا و خدمت‌رساني کند.

نحوه پشتيباني سيستم VOIP

چگونگي ارائه پشتيباني VOIP، طبق مفاد قرارداد خواهد بود. به طور مثال اگر تعداد داخلي زياد و سيستم تلفن حساسي داريد، مي‌توانيد کارشناس پشتيبان را به صورت مستقر در محل شرکت خود داشته باشيد. پشتيباني ويپ اگر نيازي به يک کارشناس مستقر نداريد، مي‌توانيد قرارداد را طوري تنظيم کنيد که کارشناس و شرکت پشتيباني ويپ به صورت دوره‌اي و حضوري سيستم را بررسي و در طول همين دوره به صورت آنلاين و On Call سرويس دهي کنند. به صورت کلي نحوه ارائه خدمات پشتيباني ويپ بر اساس توافق، نوع و مقياس پروژه شما تعيين مي‌شود.

نحوه تسويه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ويپ

از ديگر مواردي که در قرارداد پشتيباني ويپ ذکر مي‌شود، نحوه تسويه حساب کارفرما است. اين مورد نيز حالات متغير مختلفي دارد که يا به صورت توافقي بين شرکت پشتيباني VOIP با کارفرما يا طبق قوانين و سياست‌هاي شرکت پشتيبان ويپ تعيين مي‌شود. نحوه پرداخت مي‌تواند ابتداي يا انتهاي هر دوره پرداخت گردد.

تعهدات کارفرما و شرکت خدمات ويپ

يکي ديگر از موارد مهمي که بايد در قرارداد پشتيباني ذکر شود، تعهداتي است که بايد کارفرما و شرکت پشتيبان در طول مدت قرارداد به آن‌ها متعهد باشند. به طور مثال مي‌توانيد در قرارداد اينطور ذکر کنيد که کارفرما نبايد آموزش ويپ اطلاعات دسترسي  به سرور را به شخصي غير از کارشناس مورد تاييد شرکت خدمات ويپ بدهد. شرکت پشتيبان نيز به طور مثال موظف است در تمام ساعات اداري در لحظه پاسخگوي مشکلات کارفرما باشد.

شرح دقيق از موارد قابل پشتيباني پروژه

بهتر است در قرارداد به صورت دقيق و صريح تمام مواردي که شامل خدمات پشتيباني مي‌شوند را ذکر کنيد. به طور مثال ممکن است تجهيزات VOIP شما، مثل تلفن تحت ‌شبکه، گيت‌وي، هدست و هر سخت افزار ديگري که در شرکت خود داريد شامل قرارداد پشتيباني شما نباشد و شرکت ارائه‎‌کننده خدمات ويپ فقط مرکز تلفن ويپ را پشتيباني کند. بنابراين بهتر است قرارداد خود را دقيق مورد بررسي و ارزيابي قرار دهيد.

در قرارداد پشتيباني سيستم تلفني ويپ معمولا چه خدماتي ارائه مي‌شود؟

بازديد دوره‌اي حضوري

به طور مثال اگر شما يک قرارداد پشتيباني 6 ماهه غيرحضوري با يک شرکت تنظيم کرده باشيد، بازديد و بررسي حضوري ماهانه کارشناس شرکت سرويس ‌دهنده مي‌تواند بسيار مفيد باشد. بررسي فيزيکي سرور مرکز تلفن ، تلفن‌هاي تحت شبکه روميزي يا بيسيم، گيت‌وي‌هاي خط شهري، هدست‌ها و به صورت کلي تمامي تجهيزات مرتبط با مرکز تلفن VOIP از جمله تجهيزاتي هستند که در بازديد دوره‌اي حضوري مورد بررسي قرار مي‌گيرند.

تهيه نسخه پشتيبان

سرورهاي مرکز تلفن معمولا ظرفيت محدودي دارند و نمي‌توانند تمامي اطلاعات از جمله گزارشات مکالمات، صندوق صوتي و گزارشات عملکرد افراد پاسخگو را مدت زيادي ذخيره کنند. البته ميزان دخيره اطلاعات وابسته به ميزان هارد سرور است. به هر حال اين ظرفيت هارد هر چه قدر هم بالا باشد در نهايت پر خواهد شد و نيازمند تخليه بخشي از ظرفيت هارد خواهد بود. علاوه بر اين موضوع ممکن است به هر دليل بر اثر يک اتفاق تمام اطلاعات شما از روي سرور از بين برود. در اين شرايط تهيه نسخه پشتيبان هم مي‌تواند در شرايط بحراني از دست دادن اطلاعات به شما کمک کند و همچنين از پر شدن فضاي هارد جلوگيري خواهد کرد.

عيب‌يابي مرکز تلفن ويپ

زماني که مرکز تلفن شما داراي خدمات پشتيباني باشد، ديگر نگراني و دغدغه‌اي بابت رفع عيب مشکلات مبدل خط تلفن شهري، خط E1، سيپ ترانک يا مشکلات تلفن ‌روميزي تحت شبکه، تلفن‌هاي بيسيم يا همچنين مشکلات سرور خود را نخواهيد داشت. در واقع هميشه خيالتان راحت است که در صورت بروز هرگونه اختلال در بخش‌هاي سيستم تلفن ويپ، شرکت خدمات ويپ آماده رفع عيب و پاسخگويي به شما خواهد بود.

افزودن امکانات و قابليت‌هاي جديد

فرض کنيد در شرکت خود يک نيروي جديد استخدام کرده‌ايد. براي اين شخص نيازمند ساخت يک داخلي، صندوق صوتي و هدايت تماس ورودي از طريق صف‌تماس و تلفن‌گويا هستيد. بنابراين شرکت خدمات ويپ مي‌تواند در هر زمان که نيازمند افزودن امکانات يا تغييرات در مرکز تلفن ويپ بوديد، در کنارتان باشد.

ارائه مشاوره در توسعه سيستم تلفن ويپ

بسياري از خدمات بي‌شمار ويپ ممکن است از ديد و نظر شما پنهان باشد و تنها از قابليت‌هاي معمول يک سيستم تلفن هوشمند باخبر باشيد. يکي از وظايف مهم شرکت پشتيباني ارائه مشاوره و پيشنهاد با توجه به نوع کسب‌و‌کار و نياز شما خواهد بود. مثلا اگر شما يک بخش به عنوان مرکز تماس داريد، سيستم نظرسنجي تلفني مي‌تواند براي شما مفيد باشد. يا اگر از يک نرم‌افزار مديريت ارتباط با مشتري (CRM) استفاده مي‌کنيد، ارتباط مرکز تلفن ويپ با CRMمي‌تواند مزيت‌ زيادي را براي کسب‌و‌کارتان داشته باشد.

هواي کسب‌و‌کارتان را داشته باشيد

هر کسب‌و‌کاري براي رشد و پيشرفت نيازمند عوامل انساني و عوامل سيستماتيک درون سازماني خواهد بود. مثلا تا به حال شنيده‌ايد که يک نفر بدون استفاده از ايده و تجربه عوامل انساني ديگر بتواند يک کسب‌و‌کار موفق داشته باشد؟ يا تا به حال ديده‌ايد يک شرکت 20 نفره از هيچ سيستم نرم‌افزاري مثل حسابداري ،اتوماسيون اداري، انبارداري و … استفاده نکند و به عنوان يک شرکت موفق نام برده شود؟ مطمئنا جواب اين سوال هم “خير” خواهد بود.

کسب‌و‌کارهاي امروزي ديگر امکان رشد بدون سيستم‌سازي فرآيندهاي درون سازماني با استفاده از تکنولوژي‌هاي نوين و سيستم‌هاي ارتباطي را ندارند. بنابراين شرکتي که استفاده از تکنولوژي را هزينه مي‌داند و خود را از سيستم‌هاي ارتباطي نوين دور مي‌کند، به همان اندازه از رقابت نيز دور خواهد شد. مرکز تلفن VOIPيک سيستم ارتباطي هوشمند براي کسب‌و‌کارهايي است به دنبال ارتقاي سطح کيفي خدمات خود و ارتباط پشتيباني VOIP بهتر با مشتريان‌شان هستند. خدمات پشتيباني VOIP نيز به شما کمک مي‌کند تا در تمام طول مدت استفاده از اين سيستم تلفن هوشمند خيالتان آسوده باشد و تمرکزتان بر روي ارائه خدمت بهتر به مشتريان و در نهايت افزايش فروش خود باشد.

معرفي دفترچه تلفن تحت وب هوشمند

يکي از نيازهاي هميشگي در سازمان ها و ادارات ، برقراري تماس هاي تلفني با تلفن همراه يا ثابت مشتريان و همکاران مي باشد ، طبيعتا مديريت حجم بالاي اطلاعات مخاطبان با استفاده از روش هاي قديمي مانند استفاده از دفترچه تلفن هاي کاغذي، امري دشوار و سخت خواهد بود . اين امر معمولا در بسياري از موارد با دفترچه تلفن تحت وب اتلاف وقت، هزينه و اطلاعات همراه مي باشد . در طول سال هاي اخير راهکارهايي در قالب نرم افزارهاي کامپيوتري با عنوان دفترچه تلفن تحت وب يا تحت شبکه وارد بازار شده است.

پيشنهاد ما به شما عزيزان دفترچه تلفن تحت وب هوشمندي است که به شما در مديريت اطلاعات مخاطبان به صورت يکپارچه و برقراري تماس در کوتاه ترين زمان و راحت ترين شکل ممکن کمک خواهد کرد.

معرفي قابليت هاي دفترچه تلفن تحت وب هوشمند

دفترچه تلفن تحت وب هوشمند ما داراي قابليت ها و ويژگي هاي منحصر به فرد و متعددي است که در اين بخش شما را با اين قابليت ها آشنا خواهيم کرد:

1 : تماس آسان بدون نياز به شماره گيري

يکي از منحصر به فردترين قابليت هاي نرم افزار دفترچه تلفن تحت وب VoiPing ، برقراري تماس با مخاطبين، بدون نياز به شماره گيري تلفن مخاطب مي باشد.

اگر شما جزو آن دسته از افرادي هستيد که از مراکز تلفني VoIP استفاده مي کنيد، اين قابليت را خواهيد داشت تا پس از جستجوي مخاطب مورد نظر و مشاهده اطلاعات تماس اين فرد، با يک کليک بدون نياز به شماره گيري دستي، با مخاطب خود ارتباط برقرار کنيد. اين امکان واقعا لذت بخش نيست ؟

2 : تماس مستقيم

از ديگر قابليت هاي دفترچه تلفن تحت وب هوشمند VoiPing ، قابليت تماس مستقيم و بدون واسط? مخاطب با شما مي باشد، به اين شکل که شما در هنگام ثبت مخاطب در دفترچه تلفن، مي توانيد اين امکان را براي مخاطبين خود بوجود آوريد تا در هنگام نياز به برقراري ارتباط با شما، بدون وارد کردن شماره داخلي و عبور از واسط هايي مثل منشي تلفني، به طور مستقيم با شما ارتباط برقرار کنند.

3 : برچسب گذاري مخاطبين

در اين دفترچه تلفن تحت وب، توانايي خواهيد داشت تا در هنگام ثبت اطلاعات مخاطبان خود، از قابليت برچسب گذاري روي آن مخاطبان استفاده کنيد. اين قابليت در زمان استفاده از ماژول تماس خودکار بسيار کاربردي خواهد بود و به شما در برقراري ارتباط خودکار با دسته خاصي از مشتريان کمک خواهد کرد.

4 : مديريت نقش ها

از ويژگي هاي منحصر به فرد دفترچه تلفن تحت وب هوشمند VoiPing ، قابليت گروه بندي کاربران در مديريت نرم افزار مي باشد که به راحتي در اين برنامه کاربردي قابل اجرا و مديريت مي باشد.در کنار تمامي امکانات لازم و ضروري براي مدير سيستم مانند تنظيمات سيستم، مشاهده و مديريت اطلاعات کاربران سيستم و….شما به عنوان مدير سيستم اين قابليت را خواهيد داشت تا براي سيستم خود نقش هايي به دلخواه تعريف کنيد و سپس کاربران موجود در سيستم را در اين گروه هاي کاربري قرار دهيد.

وجود قابليت مديريت نقش ها در سيستم به دليل امکان خصوصي بودن يا نبودن شماره هاي مخاطبين مي باشد که در ادامه به طور کامل معرفي خواهد شد اما به جرات مي توان گفت که اين قابليت در اين نرم افزار يکي از قابليت هاي منحصر به فرد دفترچه تلفن تحت وب هوشمند مي باشد.

5 : سيستم مديريت مخاطبين

از قابليت هاي منحصر به فرد اين نرم افزار دفترچه تلفن تحت وب، قابليت خصوصي کردن مخاطب در هنگام ثبت و ذخيره سازي است که فرد مخاطب را از ديد ساير کاربران در هنگام جستجو مخفي نگه مي دارد.البته ذکر اين نکته ضروري است که با وجود قابليت گروه بندي کاربران، مخاطبان خصوصي براي افراد در يک گروه قابل جستجو خواهند بود.

6 : قابليت اطلاعات

سيستم جستجوي اطلاعات مخاطبان در دفترچه تلفن تحت وب هوشمند، به صورت پيش فرض روي تمامي فيلدهاي اطلاعاتي وارد شده جستجو را انجام مي دهد اما با استفاده از قابليت که در  اين نرم افزار قرار داده شده، اين امکان را خواهيد داشت تا با انتخاب فيلد مورد نظر خود، جستجو را با دقت بالاتر و به صورت اختصاصي روي فيلد مورد نظر خود انجام دهيد.

اين دفترچه تلفن مناسب چه افرادي مي باشد؟

اين محصول بهترين پيشنهاد براي استفاده در ادارات و سازمان هاي بزرگ مي باشد که داراي مشتريان و همکاران با تعداد بالا هستند و مسئولين دفاتر و منشي ها براي برقراري تماس با مخاطبان نياز به صرفه جويي در وقت و هزينه و سرعت عمل هستند .

اگر از بستر تلفني voip استفاده مي کنيد، اين محصول مي تواند بهترين پيشنهاد ممکن براي شما باشد زيرا علاوه آموزش VOIP بر قابليت مديريت مخاطبان و جستجو در اطلاعات، امکان برقراري تماس با مخاطبان بدون شماره گيري و تنها با يک کليک براي کاربران فراهم مي شود که اين امر سرعت عمل و کارايي شما را در برقراري ارتباط با مخاطبان در سازمان به شدت افزايش خواهد داد.

اين دفترچه تلفن مناسب چه افرادي نمي باشد؟

اگر در سازمان ها يا اداراتي هستيد که اصلا سرعت عمل و کيفيت در برقراري ارتباط با مخاطبان در کنار صرفه جويي در زمان، منابع و انرژي براي شما مهم نيست و علاقه نداريد تا با استفاده از يک برنامه کاربردي تحت وب در سراسر سازمان تنها با يک جستجوي ساده به اطلاعات مخاطبان دسترسي داشته باشيد، محصول ما نمي تواند محصول خوبي براي شما باشد.

با خريد دفترچه تلفن تحت شبکه ويپينگ چه امکاناتي نصيب من مي‌شود؟

1.                    يک دفترچه تلفن کاملا هوشمند با تمامي امکانات ذکر شده در بالا

2.                   ماژول اصلاح شماره و نام در کالر آيدي به صورت رايگان

3.                  نصب رايگان اين نرم افزار توسط تيم فني ويپينگ براي شما

4.                  پشتيباني 1 ماه کاملا رايگان توسط تيم فني ويپينگ براي اين محصول

پاپ آپ تماس تلفني يک ويندوز اپليکيشن مي‌باشد که با نصب آن بر روي سيستم خود به هنگام زنگ خوردن داخلي شما يک پاپ آپ بر روي دسکتاپ شما ظاهر شده که اطلاعات فرد تماس گيرنده بر روي آن قابل مشاهده خواهد بود. شما پاپ آپ تماس تلفني مي‌توانيد با کليک بر روي PopUp به راحتي به CRM سازمان خود منتقل شويد و اطلاعات و پيشينه فرد تماس گيرنده را بر روي CRM خود مشاهده نماييد .

آيا پاپ آپ تلفني ويپينگ قابليت اتصال به انواع CRM ها را دارد ؟

بلي; با نصب اين نرم افزار شما ميتوانيد به هر CRM اي متصل شويد و اطلاعات فرد تماس گيرنده را بر روي آن CRM شاهده نماييد .فقط کافيست CRM شما با آدرس دهي زير شما را به صفحه مخاطب منتقل نمايد :

HTTP://CRM-LINK/…/CUSTOMER-NUMBER

مثال از نحوه اتصال به :CRM

·         HTTP://192.168.100.50/…/?CALLER=09121716638

·         HTTP://192.168.100.50/…/?CID=09121716638

·         HTTP://192.168.100.50/…/09121716638

·         HTTP://192.168.100.50/…/?CALLER-NAME=YAZDIZADEH

·         HTTP://192.168.100.50/…/YAZDIZADEH

·         ….

شما با اين نرم افزار به راحتي مي‌توانيد الستيکس و يا ايزابل و يا FreePBX خود را به CRM سازمان خود متصل نماييد .

امکانات پاپ آپ تلفني ويپينگ

·         پاپ آپ تماس هاي دريافتي

·         پاپ آپ تماس هاي ارسالي

·         پاپ آپ در زمان عمل Pick up

·         پاپ آپ در زمان عمل Transfer

·         شماره گيري سريع

·         شماره گيري با Shortkey

·         شنود

·         نجوا

·         شرکت در مکالمه ديگران (کنفرانس)

·         نجواي منشي با مدير

·         اتصال به CRM هاي تحت وب

·         اتصال به برنامه هاي تحت ويندوز

·         اتصال به انواع فايل

شرايط و قوانين استفاده

مالکيت معنوي و مادي اين نرم‌افزار متعلق به شرکت ويرا پردازش رامان (ويپينگ) مي‌باشد، لذا :

شما تنها اجازه استفاده موقت از اين محصول را تا زمان رضايت مالک آن خواهيد داشت.

شما اجازه فروش و يا اجاره آن را به غير نخواهيد داشت.

شما صرفا اجازه استفاده از اين محصول را تا 5 کاربر آموزش ويپ خواهيد داشت، و براي استفاده بيشتر نياز به خريد لايسنس داريد.

شما اجازه هيچ گونه تغييري در سورس برنامه را نخواهيد داشت.

اين محصول داراي پروانه ثبت و بهره‌برداري از نظام صنفي رايانه‌اي کشور مي‌باشد، لذا نقض قوانين فوق حق طرح دعوي حقوقي را براي صاحب اثر به همراه خواهد داشت.

حرف آخر

نکته اساسي و قابل تامل در اين نرم افزار توانايي اتصال آن به هر CRM اي که شما بخواهيد مي‌باشد. تحت وب ، تحت ويندوز و يا حتي يک فايل ، بدون کوچکترين تغيير و کدنويسي در مرکز تلفن خود و يا CRM سازمان شما .