راه اندازي تلفن گويا ، منشي تلفني خستگي ناپذير
راه اندازي تلفن گويا يا منشي ديجيتال هوشمند سال‌هاي زيادي است که به عنوان يک سرويس ارتباطي قدرتمند و منعطف در شرکت‌هاي ارائه کننده خدمات يا شرکت‌هاي فروش تجهيزات بسيار مورد استقبال قرار گرفته است. شايد پيش خود بگوييد سيستم منشي ديجيتال از همان سال‌هاي ابتدايي ورود سانترال يا حتي تلفن‌هاي خانگي وجود داشته است و سرويسي نيست که آن را قدرتمند، هوشمند يا منعطف بخوانيم. در سال‌هاي اخير با توجه به پيشرفت و مهاجرت سيستم‌هاي تلفني منسوخ مثل سانترال پاناسونيک به سمت سيستم‌هاي تلفني نوين و هوشمند که به آن‌ها مرکزتلفن ويپ گويند، نوع سرويس‌دهي تلفن‌گويا يا همان منشي ديجيتال تغيير و به صورت کامل هوشمندانه شده است. در ادامه شما را بيشتر با منشي ديجيتال آشنا خواهيم کرد و به شما مي‌گوييم که اين سرويس چطور مي‌تواند کسبوکارتان را متحول کند.
تلفن‌گويا چيست؟
حتما براي شما هم پيش آمده است که با يک شرکت تماس بگيريد و به محض برقراري ارتباط به صورت اتوماتيک شخصي شرکت را معرفي کند، به شما خوش‌آمد بگويد و در ادامه واحدهاي مختلف شركت را با ذکر يک عدد نام ببرد تا شما سريع‌تر بتوانيد با واحد يا شخص مورد نظرتان ارتباط برقرار كنيد. به اين سيستم، تلفن گويا يا منشي ديجيتال مي‌گويند. يك منشي خستگي ناپذير و 24 ساعته! اين سناريو از ساده‌ترين خدمات تلفن‌گويا است.
خدمات تلفن‌گويا يکي از مهم‌ترين بخش‌هاي مرکزتلفن VOIP است. در واقع يک ماژول نرم‌افزاري بر روي يک مرکزتلفن VOIP است که مي‌تواند در ساده‌ترين حالت افراد تماس‌گيرنده را به واحدهاي مختلف سازمان راهنمايي كند يا به صورت حرفه‌اي و برنامه‌ريزي شده، به طور مثال از مشتريان شرکت شما براي دريافت پشتيباني کد مشتري بگيرد،
راه اندازي تلفن گويا بر روي بستر مرکز تلفن VOIP
براي راه اندازي تلفن گويا در شرکت خود، ابتدا بايد بستر مناسب آن را فراهم کنيد. اولين قدم، داشتن يک شبکه کابلي يا بيسيم داخلي پايدار است که معمولا اکثر شرکت‌ها اين بستر ارتباطي را به دليل وجود کامپيوتر و اينترنت داخلي دارند. پس نگران اضافه کردن کابل يا تجهيزات اضافي نباشيد.
قدم بعدي که مهم‌ترين قدم براي داشتن يک منشي ديجيتال هوشمند است، داشتن يک مرکز تلفن تحت شبکه است. مرکز تلفن ويپ در واقع وظيفه مديريت تماسهاي شما را که تلفن گويا بخشي از آن است، دارد. با توجه به ماهيت نرم‌افزاري مرکز تلفن براي استقرار نيازمند يک سرور براي سرويس‌دهي خواهد بود. سيستم منشي ديجيتال هوشمند يک ماژول نرم‌افزاري از مرکز تلفن قدرتمند VOIP است که پس از پياده‌سازي کامل مرکز تلفن VOIP با توجه به نياز هر کسبوکار پياده‌سازي خواهد شد. پيش از راه‌اندازي تلفن‌گويا بايد اطلاعاتي را به شرح زير در اختيار کارشناس استقرار سيستم تلفن تحت شبکه قرار دهيد:
تمام نيازتان و هر چيزي که در ذهنتان مي‌گذرد را صراحتا به مجري پروژه‌تان بگوييد. اين مهم‌ترين بخش براي طراحي سناريو بر اساس شرح نيازتان است. مثلا اگر هميشه پشت ميزتان نيستيد و بخشي از روز را خارج از شرکت به سر مي‌بريد و نمي‌خواهيد تماسي را از دست بدهيد حتما اعلام کنيد. اگر نياز به صندوق صوتي براي دريافت انتقادات و پيشنهادات داريد، يا مي‌خواهيد مثلا با وارد کردن يک عدد آدرس شرکت، شماره حساب يا هر اطلاعات ديگر براي تماس‌گيرنده پخش شود به صورت کامل توضيح دهيد.
بر اساس سليقه و بودجه‌اي که در نظر گرفته‌ايد براي ضبط صدا به صورت استوديويي يا توسط خودتان تصميم بگيريد.
متن خوشآمدگويي و پيامي که مي‌خواهيد پخش شود را آماده کنيد. مثلا: “سلام، شما با شرکت ويپينگ تماس گرفته ايد، براي ارتباط با واحد فروش عدد يک، براي …”
پس از تهيه متن، پيش از راه‌اتدازي تلفن گويا، اعداد تخصيص يافته به داخلي‌ها يا گروه‌هاي کاري را مشخص کنيد. مثلا اگر داخلي اول جهت ارتباط با گروه فروش است، داخلي‌هاي کارشناسان فروش را براي کارشناس استقرار مشخص کنيد.
راه‌اندازي تلفن گويا جزئيات فني بيشتري دارد که بايد کارشناس پياده‌سازي براي شما شرح دهد. مثلا مي‌توانيد تعيين کنيد کسي بتواند به صورت مستقيم يک داخلي را بگيرد يا خير، فردي که تماس مي‌گيرد چند بار امکان وارد کردن عدد اشتباه را داشته باشد، وقتي به انتهاي پيام خوشآمدگويي رسيد، پيام تکرار شود، به يک داخلي مثلا اپراتور وصل شود يا مجدد پيام خوشآمدگويي از ابتدا پخش شود. پياده‌سازي سرويس‌هاي هوشمند مثل منشي ديجيتال نيازمند بررسي و توجه به شرح‌نياز دقيق مدير يک كسب‌و‌كار و يك تيم حرفه اي خدمات VOIP دارد. به صورت کلي موارد يک تا چهار مهم‌ترين گزينه‌هايي هستند که پيش از پياده‌سازي بايد با آن توجه کنيد.
راه اندازي تلفن گويا چطور به کسبوکار شما کمک ميکند؟
اگر بخواهيم به صورت خلاصه مزيت راه اندازي تلفن گويا را براي کسبوکارتان بگوييم، در واقع اين سرويس همانطور که از نام ديگرش، منشي تلفني پيداست وظيفه مديريت تماسهاي ورودي شما را به صورت هوشمندانه، دقيق و در 24 ساعت شبانه روز دارد. راه اندازي تلفن گويا در شرکت شما براي شخصي که اولين بار با شما تماس مي‌گيرد، ويترين شرکت‌تان است. شما حتي اگر يک کسبوکار کوچک داشته باشيد، با استفاده از منشي ديجيتال هوشمند شرکت‌تان را سازمان يافته و منظم نشان مي‌دهيد. معرفي شرکت، خوشآمدگويي و نام بردن دپارتمان‌هاي مختلف مخصوصا با يک صداي گوينده مي‌تواند در اولين قدم ارتباط با مشتري بسيار برايتان سودمند و باعث جلب توجه و اعتماد شود.
از ديگر مزيت‌هاي راه اندازي تلفن گويا که مي‌تواند به کسبوکار شما کمک کند، ارتباط فرد تماس‌گيرنده بدون معطلي با واحد يا شخصي است که قصد ارتباط با او را دارد. فرض کنيد اين سرويس وجود نداشت و منشي يک شرکت به صورت سنتي به اين تماس‌ها پاسخ مي‌داد و به واحدهاي مختلف وصل مي‌کرد. در اين شرايط شما به عنوان مدير يک کسبوکار بايد يک نيرو تمام وقت، صرفا براي پاسخگويي به اين تماس‌ها استخدام مي‌کرديد. علاوه بر اين موضوع، مشتريان شما مي‌توانند روي تلفن‌گويا و در صندوق صوتي براي شما پيام بگذارند، فکس خود را ارسال کنند، پيام‌ها و سوالات متداول مثل آدرس، شماره حساب و ساعت‌کاري را گوش کنند و بسياري قابليت ديگر که فعلا به همين توضيحات مختصر بسنده مي‌کنيم و در ادامه شما را با سودمندي‌هاي هوشمندانه منشي ديجيتال بيشتر آشنا مي‌کنيم.
سودمندي‌هاي پنهان راه اندازي تلفن گويا
هر وقت صحبت از تلفن گويا يا منشي‌ديجيتال مي‌شود معمولا تنها چيزي که به ذهنمان مي‌رسد همان پيام خوشآمدگويي است كه همه‌جا شنيده‌ايم. اما اين سرويس مهم از خدمات ويپ توانايي ارائه خدمات بسيار گسترده‌تري را نيز دارد که شايد تا به حال به ذهن شما خطور نکرده باشد. با توجه به اينکه راه‌اندازي تلفن‌گويا هوشمند يکي از خدمات
1- سيستم نوبت دهي
شايد برايتان پيش آمده باشد که براي دريافت نوبت با يک کلينيک يا بيمارستان تماس گرفته باشيد و پس از معرفي و پيام خوشآمدگويي از شما خواسته است تا زمان حضور خود و پزشک مرتبط را انتخاب کنيد و به اين صورت نوبتي براي شما در يک تاريخ و ساعت خاص ثبت مي‌شود. اين سيستم نوبت‌دهي در واقع بر روي تلفن گويا پياده سازي شده است و يکي از خدمات ويپ محسوب مي‌شود.
2- سيستم تيکتينگ تلفني
از ديگر مزاياي راه اندازي تلفن گويا مي‌توان به ماژول تيکيتينگ تلفني که يکي ديگر از سرويس‌هايي است که بر روي ماژول منشي ديجيتال و مرکز تلفن ويپ پياده‌سازي مي‌شود، اشاره کرد. مشتريان شما با شماره پشتيباني تماس مي‌گيرند و مشکل سيستم خود را به صورت يک صدا براي کارشناس مربوط ثبت مي‌کنند. کارشناس پشتيباني مربوطه پس از دريافت تيکت صوتي مي‌تواند اقدامات لازم را براي خدمات پشتيباني ارائه نمايد.
3- سيستم ثبت اطلاعات کارجويان به صورت تلفني
شرکت‌هاي کاريابي همواره در جست‌وجو و جمع آوري اطلاعات كارجويان و كارفرماها هستند. معمولا شركت‌هايي در اين حوزه موفق هستند كه بتوانند ديتابيس بزرگي از اين مشخصات داشته باشند. علاوه بر ثبت اطلاعات كارجويان و كارفرماها به صورت كاغذي و اينترنتي، امكان ثبت اطلاعات به صورت صوتي بر روي يك تلفن گويا هوشمند نيز خواهد بود. مزيت استفاده از اين سيستم براي كارفرماها، شنيدن لحن معرفي كارجو خواهد بود.
4- سيستم رزرواسيون تلفني
بسياري از كسب‌و‌كارها مثل هتل‌ها، مراكز فروش بليط و… كه براي ارائه خدمت نياز به رزرواسيون از پيش دارند، مي‌توانند از اين سيستم استفاده كنند. مثلا فردي با يك هتل تماس مي‌گيرد، سيستم پس از خوشآمدگويي از کاربر مي‌خواهد تا تاريخ اقامت خود را وارد کند. در صورت خالي بودن اتاق، اطلاعات ثبت و در صورت نياز به يک درگاه پرداخت بانکي جهت پرداخت متصل خواهد شد. اگر در تاريخ مورد نظر اتاقي خالي نباشد نيز سيستم به صورت اتوماتيک به فرد تماس‌گيرنده اعلام خواهد کرد.
5- سيستم هوشمند پشتيباني
بسياري از شرکت‌هايي که بخشي به عنوان خدمات پشتيباتي دارند، با اين مشکل مواجه شدند که افرادي که در ليست مشتريان‌شان نيستند براي دريافت پشتيباني يا حل مشکلاتشان با مرکز پشتيباني تماس برقرار مي‌کنند. اين موضوع باعث مي‌شود که شرکت نتواند به مشتريان خودش سرويس مناسب بدهد. زيرا زمان زيادي را با افرادي که مشتري اين کسبوکار نيستند مي‌گذراند. يکي ديگر از انواع خدمات تلفن گويا، استفاده از شماره مشتري است. زماني که فردي با بخش پشتيباني شرکت شما تماس مي‌گيرد تنها با وارد كردن شماره مشتري خود مي‌تواند با كارشناسان پشتيباني صحبت کند، در غير اينصورت به طور مثال به بخش فروش متصل خواهد شد.
6- تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفني
يکي ديگر از سرويس‌هاي هوشمندي که روي تلفن گويا پياده سازي مي‌شود، تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفني است. در واقع شخصي که با شماره‌هاي اعلام شده تماس مي‌گيرد، مي‌تواند بر اساس سليقه خود در منوي صوتي تلفن قصه‌گو داستان خود را انتخاب و گوش کند. مسابقات تلفني نيز با همين شرايط برگزار مي‌شوند. شايد برايتان سوال پيش بيايد که داشتن اين مدل تلفن گويا که ممکن است ساعت‌ها خطوط شرکت را اشغال کند چه سودي دارد؟ در بين انواع خطوط مخابراتي، خطي به نام IN وجود دارد که بر حسب دقيقه، هزينه‌اي مازاد براي ارائه خدمت، به حساب تماس‌گيرنده يا قبض تلفن اضافه ميکند. بنابراين درآمد چنين کسب‌و‌کارهايي بر اساس ميزان مکالمات افراد تماس‌گيرنده خواهد بود.
تبريک! به زودي کسبوکار موفق‌تري خواهيد داشت.
اگر تا اينجاي اين مطلب را مطالعه کرده‌ايد پس حتما عزمتان براي يک تغيير و تحول اساسي در کسب و کارتان جزم شده است! تا اينجاي مقاله با مزيت‌هاي راه‌اندازي تلفن‌گويا آشنا شده‌ايد، حالا مي‌دانيد که منشي ديجيتال فقط يک پاسخگوي خودکار يا يک پخش‌کننده پيام خوشآمدگويي نيست و مي‌تواند بسيار هوشمندانه‌تر به کسبوکار
راه اندازي تلفن گويا چطور به کسبوکار شما کمک ميکند؟
نگهداري و پشتيباني VOIP ، کليد طلايي براي پايداري سيستم تلفني
تلفن ,يک ,يا ,گويا ,صورت ,سيستم ,تلفن گويا ,به صورت ,اندازي تلفن ,منشي ديجيتال ,راه اندازي ,منشي ديجيتال هوشمند ,وظيفه مديريت تماسهاي ,براي دريافت پشتيباني
درباره این سایت